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Un proyecto concreto que suma un ángulo distinto sin repetir lo que ya cuentan las otras páginas.
De dónde salió la necesidad
El equipo de acompañamiento de un programa de mentoría juvenil en San Juan venía trabajando con planillas sueltas: asistencia a los talleres, seguimiento de cada pibe, contacto con las familias y derivaciones a la escuela. Todo eso vivía en tres archivos distintos que nadie actualizaba al mismo tiempo. Cuando un mentor faltaba, la información se perdía y el chico quedaba sin seguimiento durante semanas.
La tarea no era sumar una herramienta más, sino ordenar lo que ya existía. Se relevaron primero las preguntas reales que hacía el equipo todos los días: quién asistió, quién dejó de venir, qué familia necesita una llamada, qué situación excede al programa. Con esas preguntas sobre la mesa se armó un tablero único, con vistas por categoría y por barrio, y un registro simple de cada contacto.
Cómo quedó y qué cambió
El tablero se probó durante dos meses con dos coordinadores antes de abrirlo al resto del equipo. En ese período se ajustaron los campos obligatorios y se sacó todo lo que nadie usaba. La consecuencia más visible fue que las derivaciones a la escuela dejaron de depender de la memoria de una persona: quedaron registradas con fecha y responsable.
El cambio no fue espectacular ni buscaba serlo. Lo que mejoró fue la continuidad: cuando alguien se ausenta, el reemplazo abre el tablero y entiende en cinco minutos qué está pasando con cada chico. Ese es el punto del proyecto, y también el motivo por el que se documentó paso a paso antes de replicarlo en otras sedes.
Ver el primer caso de la serie en Client Onboarding Portal o escribir al equipo desde contacto.