Seasonal Booking Workflow
Cómo ordenamos la inscripción de categorías formativas cuando la demanda se concentra en pocas semanas.
El problema real: febrero llega y no hay cupos claros
En los clubes de barrio la inscripción se concentra en pocas semanas, justo cuando los formadores todavía están cerrando la temporada anterior. Planillas de papel, mensajes sueltos por WhatsApp y familias que llegan a la sede sin saber si su categoría tiene lugar. El resultado es previsible: chicos que quedan afuera por desorden administrativo, no por falta de espacio.
Este proyecto se armó con coordinadores de tres clubes de San Juan y Rivadavia que ya venían arrastrando el mismo cuello de botella. La idea no era digitalizar todo, sino separar dos momentos que se mezclaban: la preinscripción (datos, edad, categoría, contacto) y la confirmación (cupo asignado, documentación, cuota social). Antes se hacían juntas y por eso nadie sabía cuántos lugares reales quedaban libres.
El criterio fue simple: que una familia sepa en el mismo día si su hijo entra o queda en lista de espera. Sin promesas vagas, sin "te avisamos". Eso obligó a definir cupos máximos por categoría, responsables por sede y un horario fijo de atención presencial para los casos que no se resuelven a distancia.
Qué quedó funcionando y qué no
Lo que funcionó: un formulario corto de preinscripción, una planilla compartida entre coordinadores y un mensaje de confirmación con el nombre del formador a cargo. Los clubes dejaron de recibir consultas repetidas sobre lo mismo y las familias llegaron al primer entrenamiento con la categoría ya asignada.
Lo que no funcionó del todo: la carga de documentación sigue siendo presencial porque muchas familias no tienen escaneo a mano. Y el pago de la cuota social no se integró al flujo, quedó como paso aparte en la sede. Forzarlo hubiera complicado más de lo que resolvía.
El aprendizaje más útil fue aceptar que el cuello de botella no era tecnológico sino de acuerdos entre clubes. Sin reglas comunes sobre cupos y prioridades, cualquier herramienta termina siendo un formulario más que nadie mira.
Ver el caso anterior del portal de admisión o revisar el listado completo de proyectos.